Proforma invoice là gì?

Nói đến các loại hoá đơn, chứng từ trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, kinh doanh buôn bán hàng hoá quốc tế thì không thể không nhắc đến Proforma invoice. Vậy Proforma invoice là gì? Có khác gì so với Commercial invoice hay không? Bài viết hôm nay, GPS Global sẽ cùng bạn tìm hiểu thêm nhé!

Proforma invoice là gì? 

Invoice là gì? Có những loại invoice nào?

Invoice là một chứng từ quan trọng và cần thiết trong ngành xuất, nhập khẩu, được hiểu đơn giản là hoá đơn bán hàng của người bán gửi cho người mua. Trong ngành xuất nhập khẩu, invoice không cần phải tuân thủ theo các quy định của nhà nước mà chỉ cần phù hợp với mặt hàng kinh doanh của mình là được.

Bên cạnh đó, Invoice không phải là chứng từ sở hữu hàng hoá. Trừ khi nó bao gồm các chứng từ chứng minh việc thanh toán của bên mua. Các loại invoice thường dùng hiện nay:

• Commercial invoice – hóa đơn chiếu lệ 
• Proforma invoice – hóa đơn thương mại
• Provisional invoice – hóa đơn tạm thời
• Final invoice – hóa đơn cuối cùng
• Certified invoice – hóa đơn xác nhận
• Neutral invoice – hóa đơn trung gian
• Consular invoice – hóa đơn lãnh sự
• Customs invoice – hóa đơn hải quan

Bài viết hôm nay chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về proforma invoice và sự khác nhau giữa Proforma invoice và Commercial invoice.

Proforma invoice là gì?

Proforma invoice viết tắt là PI, là hoá đơn chiếu lệ – loại hoá đơn không dùng để thanh toán.

Bạn có thể hiểu rằng, proforma invoice là một bản thảo của hoá đơn chính do Người bán gửi cho Người mua. Tuy nhiên, mọi nội dung, hình thức, các điều khoản, điều kiện có trên PI giống hoàn toàn với hoá đơn thương mại chính thức.

Vì vậy, nhìn vào PI, cả người bán và người mua đều biết được những thông tin cơ bản về lô hàng sắp xuất, nhập khẩu như chủng loại, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng,…

Sau khi nhận được PI, giữa người bán và người mua vẫn có thế tiếp tục trao đổi thêm về những thoả thuận giữa hai bên về lô hàng. Do đó, Proforma invoice hoàn toàn có thể chỉnh sửa nhiều lần kể cả khi hai bên đã ký vào hoá đơn này.

Proforma invoice được dùng trong trường hợp nào?

Việc phát hành Proforma invoice không cần tuân theo quy định của pháp luật và không có quy định nào cho việc phát hành này. Tuy nhiên, để giao dịch mua bán đôi bên trở nên rõ ràng, nhanh chóng ký kết hợp đồng thì Người bán cần gửi 1 bản hợp đồng chiếu lệ cho Người mua để tham khảo. 

Proforma invoice thường được soạn thảo khi:

• Người bán cần cung cấp thông tin về lô hàng trước khi gửi cho người mua
• Tại một số quốc gia, vùng lãnh thổ, điều kiện bắt buộc để có thể hoàn tất thủ tục khai báo hải quan là phải có hoá đơn chiếu lệ để Người mua có chứng từ xác nhận giá trị của lô hàng.
• Khi cả 2 bên chưa thống nhất được các điều khoản, điều kiện trong hợp đồng và chưa thể phát hành hoá đơn thương mại tiêu chuẩn.

Các thông tin cần có trong proforma invoice

Trên một Proforma invoice thông thường sẽ có những thông tin như sau:

• Thông tin về hoá đơn bao gồm số hoá đơn và ngày phát hành hoá đơn
• Thông tin về bên xuất khẩu (người bán): tên, địa chỉ kinh doanh, mã số thuế, số điện thoại, email…
• Thông tin về bên nhập khẩu (người mua): họ và tên, địa chỉ nhận hàng, số điện thoại, email,…
• Thông tin về lô hàng: mã số lô hàng, giá tiền, số lượng, quy cách đóng gói,…
• Payment term: Phương thức thanh toán lô hàng theo thoả thuận. Người bán nên cung cấp số tài khoản ngân hàng để việc mua bán diễn ra nhanh chóng.
• Port of Loading: Tên Cảng bốc hàng đi.
• Port of Destination: Tên Cảng hàng đến.
• ETD (Estimated time delivery): ngày giao hàng 
• ETA (Estimated Time Arrival): ngày dự kiến hàng đến 

Có 3 mẫu Proforma Invoice thường được dùng:

Proforma invoice khác gì commercial invoice? 

Commercial invoice là gì?

Commercial invoice là hoá đơn thương mại tiêu chuẩn có giá trị pháp lý do Người bán cung cấp cho Người mua và Người mua phải thanh toán đủ số tiền được ghi trong hoá đơn này.

Nếu như Proforma invoice là bản thảo thì Commercial invoice là bản hoá đơn chính thức của việc mua bán xuất nhập khẩu giữa hai bên. Cả proforma invoice và commercial invoice đều thể hiện đầy đủ thông tin về lô hàng, giá cả, số lượng hàng hoá, ngày vận chuyển,…

Proforma invoice khác gì commercial invoice?

Giữa Proforma invoice và commercial invoice thường có những điểm khác nhau mà bạn dễ dàng phân biệt được:

• Proforma invoice là bản thảo và bạn dễ dàng chỉnh sửa, thay đổi bất kỳ nội dung nào nếu hai bên chưa thống nhất. Còn commercial invoice thì bạn không thể thay đổi được nữa.
• Proforma invoice được gửi cho Người mua trước khi giao hàng còn Commercial Invoice được phát hành khi đơn hàng đã được gửi hoặc đã được đóng vào container.
• Commercial invoice có tính pháp lý cao hơn, được dùng để thông quan và là xác nhận giao dịch giữa hai bên. Còn proforma invoice chỉ là cam kết tạm thời giữa người bán và người mua, không thể dùng để thông quan hay thay thế Commercial invoice.
• Commercial invoice dùng để thanh toán lô hàng, còn Proforma invoice không có chức năng này.

Lời kết

Trong quá trình làm chứng từ bên ngành xuất nhập khẩu, bạn sẽ gặp rất nhiều loại hóa đơn khác nhau. Việc nắm được chức năng, nhiệm vụ của từng loại sẽ giúp bạn giải quyết công việc chính xác và nhanh hơn. 

Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ hiểu hơn về Proforma invoice là gì? Và nắm được sự khác nhau giữa Proforma invoice và Commercial invoice để tránh nhầm lẫn trong quá trình làm việc.